Apa itu KORESPONDENSI ?

Sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu format surat. Pesan tersebut dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan.

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi lain.
Kemajuan teknologi telah memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet, telegram, faksimili, dan telepon.
Sebuah surat dinilai efektif apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca terhindar dari kesalahan menafsirkan.

Empat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat:
-Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan     melalui surat
-Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat
-pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim
-saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.
Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas disebut surat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri berikut.
-Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, jenis, dan warna kertas, warna Memakai bentuk surat yang standar.
-Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.
-Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.
-Memperhatikan kerapian tinta, serta bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik atau computer dan kebersihan surat.

Jenis-jenis Surat
1. Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut.
a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relatif lebih bebas.
b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminstrasi pemerintahan.
c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).

2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat pengantar, surat penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.

3. Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.
a. Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang  dituju.
b. Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
4. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram,faksimili, memo, dan nota.

7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern.

Korespondensi bisnis
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.

Falsafah dasar
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.

Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan sebagai :

1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.

Surat yang Baik
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan

Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan

Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.

Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :

1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.

2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.

3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.

4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang referensi,
ruang nama & alamat,
kalimat pembuka,
Isi surat,
kalimat penutup,
nama pengirim,
tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.

5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.

 6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan.
Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.